Prosessikaavioiden tulisi olla jokaisen organisaation perustyökaluja. Ne ovat prosessien kuvaamisen käytettyjen metodien visualisointeja, joiden tarkoitus on luoda selkeä kuva prosessin kulusta. Prosessikaaviot näyttävät prosessiin kuuluvien vaiheiden järjestyksen ja vaiheiden suhteet toisiinsa. Laadukkaasta kaaviosta selviää helposti, miten prosessiin tuleva syöte kulkee prosessin läpi tuotokseksi.Prosessikaavioita on lukuisia erilaisia. Käyttötarkoitus määrittää oikean kaavion valintaa.
Tässä tekstissä kerromme prosessikaavioiden hyödyistä, esittelemme olennaisia prosessikaavioita sekä listaamme käytetyimmät työkalut prosessikaavioiden tekemiseen sekä kerromme lopussa yhteenvetona 10 hyvää syytä tehdä prosessikaavio.
Aloitetaan kertomalla perusasioita prosessikaavioista.
Prosessikaavio tuo prosessit näkyviin. Hyvin tehdystä prosessikaaviosta näkee selkeästi ja nopeasti valitun prosessin kulun ja sujuvuuden.
Useimmiten samoja tehtäviä suorittavilla ja valvovilla henkilöillä on erilaiset käsitykset siitä, mitä työ oikeasti sisältää. Prosessit kulkevat henkilöltä toiselle, eikä toisten tekemään työhön ole välttämättä selkeää näkyvyyttä. Prosessikaavioiden tarkoitus on luoda prosessin toiminnasta realistinen kuva, jossa kaikki eri vaiheet ja osallistujat tulevat selkeästi esille. Kaavio ei ole kuva oikeasta näkymästä keskeltä prosessia, vaan visualisointi prosessin ”flow”:sta eli virtauksesta. Lisäksi prosessikaavio näyttää prosessiin kuuluvien henkilöiden ja liikkuvien asioiden suhteet toisiinsa.
Alla olevat kaksi kuvaa metrotunneleista havainnollistavat visualisoinnin tärkeyttä. Vasemmalla on oikea kuva metrotunnelista. Vaikka kuva on aito ja realistinen näkymä tunnelin sisään, se ei anna minkäänlaista informaatiota metron kulusta tai metroreitistä.
Toinen kuva on pitkän kehityksen tulos: Lontoon monimutkaisen metroverkoston kartta. Vaikka kuva ei ole realistinen näkymä itse metrotunnelista, on se erittäin tarkka ja helposti ymmärrettävä kuvaus metron kulusta ja reiteistä – eli olennaisesta prosessista.
Sama pätee mihin tahansa prosessiin: ilman kuvausta olennaisesta prosessista, ei työ tai sen virtaus tule näkyväksi. Organisaation sisällä tehdyt prosessikaaviot avaavat aivan uuden näkymän työntekoon, työntekijöiden rooleihin sekä työhön käytettyihin resursseihin.
Prosessikaaviot tarjoavat visuaalisen kuvauksen siitä, miten tietty toimintaprosessi etenee vaihe vaiheelta, selkeyttäen toimintojen suhdetta toisiinsa. Metodista riippuen kaaviot auttavat selventämään rooleja ja vastuita organisaatiossa. Prosessikaavio voi osoittaa, kuka suorittaa minkäkin prosessivaiheen, ja miten syöte kulkee työntekijöiden tai organisaatioiden välillä. Prosessikaaviot kuvaavat myös, mitä tietty toimija tekee kussakin vaiheessa, mikä auttaa ymmärtämään, miten tehtävät liittyvät toisiinsa ja mitä lopputuloksia odotetaan.
Prosessikaaviot tuovat läpinäkyvyyttä ja auttavat estämään epäselvyyksiä organisaation toiminnassa kuvaamalla selkeästi toimintojen ja osapuolten välisiä suhteita. Prosessikaaviot toimivat myös perustana jatkuvalle parantamiselle sekä organisaation liiketoimintojen optimoinnille: ilman kuvausta olemassa olevasta prosessista on mahdotonta lähteä luomaan parannettua prosessia.
Prosessikaaviot toimivat tehokkaina viestinnän välineinä, sillä ne tarjoavat visuaalisen esityksen monimutkaisista prosesseista. Käyttämällä yhteistä kieltä kaavioiden avulla eri sidosryhmät voivat paremmin ymmärtää ja keskustella prosessin eri vaiheista. Tämä edistää avointa vuorovaikutusta sidosryhmien välillä ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla prosessin suhteen. Prosessikaaviot tuovat eri ihmisten kokemukset esiin.
Prosessikaavioiden piirtäminen tarjoaa lisäksi tiimeille mahdollisuuden visualisoida monimutkaisiakin toimintoja, mikä auttaa hahmottamaan prosessin vaiheet ja vuorovaikutussuhteet tiimin sisällä. Tämä lisää ymmärrystä ja selkeyttä, mahdollistaen tehokkaamman yhteistyön ja parannustoimenpiteiden suunnittelun.
Prosessien parantaminen vaatii syvällistä ymmärrystä niiden nykytilasta, eikä prosessien parantaminen onnistu ilman olemassa olevan prosessin selkeää kuvaamista ja analysointia. Perusteellisesti tehty prosessikaavio kertoo olennaiset mittarit prosessin tehokkuudesta, jolloin mittareiden vertailu ja kehittäminen helpottuu huomattavasti.
Selkeästi kuvatut prosessit auttavat tunnistamaan pullonkauloja, tehottomuutta ja mahdollisia parannuskohteita. Analysoimalla prosessikaavioita tiimit tai organisaatiot voivat suunnitella ja toteuttaa tehokkaita muutoksia, jotka johtavat parempaan suorituskykyyn ja tuloksiin.
Prosessikaavioissa voidaan käyttää niitä merkkejä ja symboleja, jotka parhaiten kaavion laatijalle ja käyttäjille sopivat. Prosessikaavioita varten on kuitenkin olemassa standardoidut merkit ja symbolit. Käyttämällä BPMN eli Business Process Management Notation -merkkejä, pysyvät kaaviot helposti ymmärrettävinä myös muille prosessien kanssa työskenteleville.
Alla olevasta kuvasta näet selkeästi BPMN -notaation mukaiset merkit:
Prosessikaavioita ja metodeja niiden tekoon on lukuisia erilaisia. Kaikkia metodeja ja kaavioita yhdistää tavoite selkeyttää prosessin kulku ja tuoda tarpeellinen informaatio prosessin sisältä näkyviin. Alla on esitelty kaavioista yleisimmät sekä kerrottu tiiviisti niiden käyttötarkoituksista.
Flowchart eli vuokaavio on prosessikaavioiden perusversio ja metodeista perinteisin. Se on monikäyttöinen ja helposti lähestyttävä alasta ja prosessitietoisuuden tasosta riippumatta. Vuokaavion ominaisuuksia ovat nopea ymmärrettävyys ja omaksuttavuus, toimintojen esittäminen loogisessa järjestyksessä sekä päätösten ja niiden kautta syntyvien vaihtoehtoisten reittien kuvaaminen.
Vuokaavio on looginen ja tuttu monille, ja sillä on helppo tunnistaa prosessin vaiheet, joten mallintaminen on usein kätevää aloittaa sillä. Lyhyisiin ja yksinkertaisiin, päätöksiä sisältäviin prosesseihin vuokaavio voi olla oikea valinta. Vuokaavioissa noudatetaan usein BPMN-notaatiota, jolloin eri vaiheet tulevat selkeästi esiin ja esimerkiksi prosessin flowta hidastavat päätökset nousevat prosessista näkyviin.
Toisaalta vuokaavioista tulee helposti pitkiä, jolloin niiden todellinen seuraaminen muuttuu hankalaksi. Loputtoman käytävän pituinen vuokaavio toimiston seinällä ei enää palvele tarkoitustaan, eli yrityksen prosessien läpinäkyvyyttä ja ymmärrettävyyttä. Vuokaavion ominaisuudet ovat rajalliset, kun lähdetään syvällisempään prosessien analysoimiseen, eikä kaavio sellaisenaan sovi kovin hyvin prosessien kehittämishankkeisiin.
Uimaratakaavio eroaa vuokaaviosta määrittelemällä prosessin vastuualueet, eli kuka tekee mitäkin prosessin sisällä. Uimaratakaavioon piirretään jokaiselle prosessiin osallistujalle oma uimarata, ja radalle merkitään kunkin suorittamat prosessin vaiheet. Uimaratakaavio tarjoaa selkeän kuvan rooleista ja vastuista, ja toimii myös keskustelun aloittajana näitä määritettäessä. Vastuuradoille voi merkitä niin ihmisiä, ryhmiä kuin kokonaisia organisaatiotakin prosessin tasosta ja laajuudesta riippuen.
Uimaratakaavion heikkoudet ovat osittain samat kuin vuokaavion: se ei sovellu kovin pitkiin ja monimutkaisiin prosesseihin pituutensa vuoksi. Lisäksi uimaratakaavio ei tarjoa tarpeeksi informaatiota prosessien kehittämisprojekteihin, ellei kehittäminen tapahdu vastuiden ja roolien määrittämisen kautta. Uimaratakaavio voi olla hyvä työkalu, jonka pohjalta rakentaa kehittämiselle soveltuvampi kaavio.
Value Stream Map eli arvovirtakartta on tunnettu erityisesti Lean Six Sigma -ympäristöstä. Mallin erityinen vahvuus on arvoa lisäävien ja arvoa lisäämättömien prosessivaiheiden tunnistaminen. Malli näyttää myös tuotannon arvoketjun tavarantoimittajalta asiakkaaseen, ja malliin on mahdollista kuvata erikseen tavaravirrat ja informaatiovirrat. Arvovirtakarttaan on mahdollista merkitä prosessivaiheisiin käytetty aika ja volyymi. Arvovirtakarttaa suositellaankin erityisesti tuotteiden tuotantoprosessien mallintamiseen tai jos prosessien kierto- tai läpimenoajoissa on parannettavaa.
Arvovirtakartta ei ole paras mahdollinen tietotyön tai asiantuntijaprosessien kuvaamiseen. Kartan luomiseen saattaa kulua huomattava määrä aikaa, eikä sen yksityiskohtaisuus ole kaikissa prosessikuvauksissa tarpeen. Lisäksi arvovirtakartta ei aina kykene ottamaan huomioon kaikkia mahdollisia vaikeasti mitattavia tekijöitä, kuten inhimillisiä päätöksiä ja monimutkaisia vuorovaikutussuhteita.
IDEF-metodiperhe on alun perin Yhdysvaltojen ilmavoimien kehittämä mallinnusmetodiikka. Metodiperhe sisältää useamman sovelluksen, joista IDEF0 on paras prosessien hahmottamiseen. Metodin ideana on kuvata prosessin vaiheet ja niihin liitettävät syötteet, tuotokset, kontrollit ja resurssit. Metodin vahvuus on kontrolloivien ja edesauttavien mekanismien sekä välituotosten kuvaaminen. Metodi sopii parhaiten tilanteisiin, jossa pitää hahmottaa, miten toimintaympäristön mekanismit vaikuttavat prosessiin. Metodilla on haastava päästä kovin yksityiskohtaiseen tarkkuuteen, joten suosittelemmekin sitä vain suhteellisen karkean tason kuvaamiseen.
Service Blueprint on palveluprosessien kuvaamiseen luotu metodi. Tausta-ajatuksena on, että palveluprosesseissa on erityispiirteitä tuotantoprosesseihin nähden, ja että perinteiset mallinnusmetodit eivät pysty huomioimaan näitä erityispiirteitä riittävän hyvin. Service Blueprintin keskeisin ominaisuus onkin palveluprosessien rajapintojen esittäminen. Metodissa on oma ratansa asiakkaan tai käyttäjän toiminnalle, asiakkaan näkemälle palvelutuotannolle sekä asiakkaalta piilossa oleville prosessin vaiheille. Usein esitetään myös konkreettiset ”todisteet” sekä tukiprosessit.
Service blueprint on kokemuksemme ja tutkimuksiemme mukaan koettu hankalasti ymmärrettäväksi. Mikäli mallintamisessa on mukana paljon kokemattomia mallintajia tai jos service blueprint -metodi on mallintajille ennestään tuntematon, ei metodi palvele tarkoitustaan. Metodi ei myöskään sovellu prosessivarianttien esittämiseen, mutta se on edukseen tilanteissa, kun on tärkeää erotella asiakkaalle näkyvä ja näkymätön toiminta.
Customer Journey Map eli asiakaspolkukartta on asiakaskokemuksen kehittämiseen luotu palvelumuotoilumetodi. Metodin tarkoituksena on kuvata asiakkaan polkua palvelun parissa kronologisessa järjestyksessä. Asiakaspolkukarttoja on erilaisia, oheinen kaavio on vain yksi mahdollisuus. Asiakaspolkukartassa olennaista on asiakkaan toiminnan näkyminen vaiheittain, sekä mitä kohtaamisia hänellä on palvelun digitaalisten ja fyysisten rakenteiden ja ihmisten kanssa. Oheisessa kaaviossa kohtaamiset kulminoituvat pääasiassa viestintään.
Usein asiakaspolkukartoissa kuvataan myös tukiprosesseja sekä asiakkaan kokemusta jollain asteikolla. Tukiprosessit ovat olennaisia palvelun tuottamisessa, mutta asiakkaalle näkymättömiä. Asiakkaan kokemusta voidaan kuvata esimerkiksi tunnetilana, draaman kaarena tai osallistumisintensiteettinä. Viimeisintä on käytetty yllä olevassa esimerkissä, sillä esimerkkiprosessissa asiakas on toisinaan passiivinen tiedon vastaanottaja, mutta toisinaan hän tekee ratkaisevia päätöksiä prosessin lopputuloksen kannalta.
Asiakaspolkukartta soveltuu parhaiten mallinnustilanteisiin, jossa keskiössä on asiakaskokemus tai asiakkaan toiminta. Metodia voi käyttää myös esimerkiksi prosessien määrittämiseen tai kehittämiseen, mutta silloinkin metodin käyttö on mielekkäintä siten, että asiakas on keskiössä.
Spagettidiagrammi tarjoaa konkreettisen näkymän erityisesti prosessin sisällä tapahtuvaan fyysiseen liikkumiseen ja henkilöiden aktiivisuuteen. Se paljastaa, miten paljon fyysistä toimintaa prosessi vaatii, ja tuo esiin, kuinka ihmisten tai esineiden liike vaikuttaa kokonaisuuteen. Spagettidiagrammi voi olla hyödyllinen askel laajemman prosessikaavion teossa.
Spagettidiagrammi tarjoaa tehokkaan tavan visualisoida liiketoimintaprosessien fyysisiä ulottuvuuksia. Sen soveltuvuus vaihtelee sen mukaan, miten keskeistä fyysinen liike on tarkasteltavassa prosessissa. Jos prosessi ei ole vahvasti riippuvainen fyysisestä liikkeestä tai sen mittaaminen on haastavaa, spagettidiagrammi ei ole perusteltu valinta. Spagettidiagrammi tarkastelee prosesseja erittäin yksityiskohtaisella tasolla, eikä se sovellu ylätason prosessikuvauksiin.
SIPOC on niin kutsuttu korkean tason prosessikaavio, sillä prosessista kuvataan vain tärkeimmät osat. SIPOC on lyhenne sanoista Suppliers, Inputs, Processes, Outputs ja Customers, ja se kuvaa prosessin toimintojen lisäksi toimittajia, syötteitä, tuotoksia ja asiakkaita. SIPOC-mallin suurimmat hyödyt ovat sidosryhmien sekä syötteiden ja tuotosten selkeyttämisessä. SIPOC on tunnettu erityisesti Lean Six Sigma -ympäristöstä, ja se on tarkoituksella yksinkertainen, sillä sitä käytetään usein prosessien määrittämiseen mallinnushankkeiden alussa.
Yksinkertaisuutensa ansiosta metodi on helppo omaksua ja sopii siten myös kokemattomille mallintajille. SIPOC kytkee prosessin laajempaan toimitusketjuun, ja auttaa hahmottamaan prosessin roolia ja paikkaa suuremmassa, organisaatio- tai toimitusketjutason kuvassa. Syvällistä prosessianalyysia varten SIPOC on kuitenkin liian karkea, sillä siitä puuttuu yksityiskohtaisempi prosessin kuvaus.
Shingo-tyylinen prosessikartta, tuttavallisemmin Shingo-kaavio, on perinteisen SIPOC-metodin laajennus. Se esittää prosessin päävaiheiden lisäksi toiminnot niiden sisällä, sekä tarvittaessa prosessivariantit ja roolit. Shingo-kaavioon on helppo lisätä esimerkiksi datapisteitä prosessin mittaamista varten. Metodi soveltuu hyvin prosessien kehittämiseen, sillä siinä on riittävästi yksityiskohtia ja ominaisuuksia prosessien monipuoliseen kuvaamiseen, mutta kaavion ”yläriviltä” näkee myös kokonaiskuvan. Shingo-kaavioon voidaan merkitä lisäksi arvovirtauskartasta tutut arvoa ja hukkaa lisäävät vaiheet. Moniulotteisuutensa ansiosta Shingo-kaavioon voidaan sisällyttää käyttötarkoituksesta riippuen ylätason kuvaus tai tarvittaessa yksityiskohtaiset prosessianalysoinnin tulokset.
Shingo-kaavion laatiminen kannattaa aloittaa samalla tavalla kuin SIPOC-kaavion: määrittämällä tuotokset ja asiakkaat, syötteet ja tarjoajat sekä prosessin päävaiheet. Tämän jälkeen Shingo eroaa SIPOC:ista tarkentamalla prosessin sisältöä operaatiovaiheiden avulla. Sekä prosessi- että operaatiovaiheita voidaan määritellä eri väreillä, ja vaiheisiin voidaan lisätä vastuuhenkilöt tai organisaatiot.
Shingo-SIPOC on kaikista monipuolisin ja helpoimmin ymmärrettävä
Vertailluista metodeista Shingo-kaavio on selkeästi monipuolisin. Informaatiorikkautensa lisäksi Shingo-kaavio on varsin helposti ymmärrettävä sekä selkeä prosessiosaamisen tasosta riippumatta. Vaikka kaikilla metodeilla on tarkoituksensa, juuri monipuolisuuden ja ymmärrettävyyden ansiosta suosittelemme prosessien kehittämiseen Shingo-tyylistä prosessikaaviota.
Yksinkertaisten vuokaavioiden luomiseen on tarjolla monenlaisia työkaluja ja ohjelmistoja. Suurin osa työkaluista on hankala käyttää, jos prosessikaaviosta haluaa luoda tarkan, tai jos prosessi on pitkä ja monimutkainen. Toisen haasteen muodaa prosessinkaavion kehittäminen ja se kuinka kehität olemassa olevaa prosessia jatkuvasti paremmaksi ja paremmaksi?
Alla olevat esittelyt ovat tehty prosessikehittämisen näkökulmasta eli kuinka hyvin ohjelmat soveltuvat syvempään prosessien kehittämiseen.
Flovion oma Cleverom-prosessityökalu on paras vaihtoehto suosittelemalle Shingo-SIPOC -metodin käyttöön sekä prosessien jatkuvaan kehittämiseen. Tässä käymme lävitse myös muutamia muita vaihtoehtoja lävitse pienen esittelyn kera.
Microsoft Visio on laajasti käytetty kaaviotyökalu. Vaikka se tarjoaa kohtuullisen monipuolisia ominaisuuksia, koetaan sen käyttö usein haastavaksi ja monimutkaiseksi. Vision prosessikaaviopohjat ovat varsin rajoittuneita, ja yleisimmin sillä tehdäänkin vuokaavioita.
Miro on paljon käytetty visualisointityökalu. Mirossa on paljon valmiita mallipohjia ja hyödyllisiä ominaisuuksia luovaan työhön. Miro tarjoaa valmiit mallit vuokaavioille ja uimaratakaavioille, mutta Miro ei ole prosessikaavioiden luontia varten tehty työkalu. Tämä näkyy vuokaavion tai uimaratakaavion teon karkeudessa Miron avulla.
Lucidchart on pilvipohjainen prosessikaavio-ohjelma. Sen vahvuutena on yhteistyöominaisuudet, mutta muut ominaisuudet ovat varsin rajatut.
Myös Createlyn vahvuutena on yhteistyöominaisuudet, mutta muut ominaisuudet ovat rajatut. Lisäksi Createlyn käyttö on koettu usein monimutkaiseksi, ja haltuunotto on hidasta.
Draw.io on avoimen lähdekoodin vaihtoehto, joka soveltuu esimerkiksi opiskelijoille. Sen käyttö voi olla haastavaa teknisesti vähemmän kokeneille käyttäjille. Vaikka draw.io tarjoaa monipuolisia ominaisuuksia, sen käyttöliittymä ei välttämättä ole yhtä intuitiivinen kuin suljetun lähdekoodin vaihtoehdoilla.
SmartDraw tarjoaa monipuolisen käyttöliittymän ja varsin laajan valikoiman malleja sisältäen vuokaavion lisäksi myös uimaratakaavion. Sen vaatimukset voivat olla korkeat, mikä voi rajoittaa käyttöä resurssirajoitteisissa ympäristöissä. Jotkut käyttäjät saattavat kokea sen monimutkaisena, ja SmartDrawn käyttö voi vaatia paljon aikaa.
Cleverom on Flovion kehittämä prosessityökalu erityisesti Shingo-SIPOC -metodia varten. Se on ainut työkalu, jolla Shingo-mallin tekeminen on mahdollista. Cleverom on suunniteltu prosessikehitystyökaluksi, joten siitä saatava arvo on ylitse muiden työkalujen. Cleverom on myös todella ja nopea oppia. Lisäksi työkalu sisältää, jatkuvan parantamisen toimintamalli, prosessiarkkitehtuurin, pystyt simuloidaan prosessien lukuja ja etsimään prosessien pullonkauloja sekä monia muita ominaisuuksia.
Prosessikaavioiden tekeminen hyödyttää organisaatioita lukuisilla eri tavoilla. Tähän olemme keränneet kymmenen tärkeintä hyötyä prosessikaavioiden tekemiseen.
Prosessikaaviot antavat selkeän kuvan työnkulusta ja osallistujista lisäten avoimuutta ja ymmärrystä organisaation sisällä. Kaaviot auttavat vähentämään epäselvyyttä organisaatiossa: niiden avulla kaikki sidosryhmät voivat visuaalisesti hahmottaa, miten prosessi etenee ja kuka on vastuussa mistäkin osasta. Läpinäkyvyys luo myös perustan avoimelle keskustelulle parannusehdotuksista ja tehokkuuden lisäämisestä.
Visualisoidut prosessit auttavat tunnistamaan pullonkauloja ja tehostamaan työnkulkua. Konkreettinen näkymä prosessista mahdollistaa tarkemman analyysin siitä, missä vaiheissa on mahdollista tehdä parannuksia. Prosessien tehostaminen ei ole vain työn nopeuttamista, vaan myös resurssien parempaa kohdentamista.
Prosessikaaviot helpottavat projektien suunnittelua ja seurantaa. Ne tarjoavat selkeän visuaalisen käsityksen projektin vaiheista ja niiden riippuvuussuhteista. Tämä auttaa projektinjohtajia tunnistamaan mahdolliset riskit ja hallitsemaan resursseja tehokkaammin, mikä puolestaan edistää projektien onnistunutta toteuttamista aikataulussa ja budjetissa.
Prosessikaaviot mahdollistavat eri sidosryhmien osallistumisen ja antavat äänen jokaiselle osapuolelle. Tämä edistää laajempaa osallistamista päätöksentekoon ja luo tilaa erilaisten näkemysten huomioimiselle. Prosessikaavioiden avulla organisaatio voi kerätä arvokasta palautetta ja näkökulmia eri toimijoilta, mikä rikastuttaa päätöksentekoa ja johtaa harkitumpiin lopputuloksiin.
Selkeästi kuvatut prosessit ovat vankkoja dokumentaatioita, jotka ovat helposti kehitettävissä ja päivitettävissä. Luotettava dokumentaatio on keskeinen tekijä päätöksenteossa ja riskienhallinnassa. Prosessikaavioiden ylläpito ja päivitys varmistavat, että organisaation dokumentaatio on aina ajan tasalla ja luotettavaa.
Prosessikaaviot toimivat yhteisenä kielenä, edistäen selkeää viestintää tiimien ja sidosryhmien välillä. Visuaaliset elementit auttavat viestimään monimutkaisia käsitteitä selkeästi ja tehokkaasti. Prosessikaavioiden avulla organisaatio voi vähentää mahdollisia väärinkäsityksiä ja varmistaa, että kaikki osapuolet ovat samalla sivulla prosessin suhteen.
Laadukkailla, prosessimittareita sisältävällä prosessikaaviolla organisaatiossa tai tiimissä mahdollistetaan tehokkaiden muutosten suunnittelu ja toteutus. Prosessikaavioiden säännöllinen tarkastelu ja arviointi kannustavat jatkuvan parantamisen kulttuuriin organisaatiossa. Havaitut mahdollisuudet parantaa prosesseja voivat parhaimmillaan johtaa innovatiivisiin ratkaisuihin ja parempaan toiminnalliseen tehokkuuteen organisaation sisällä.
Selkeästi määritellyt prosessit vähentävät virheiden mahdollisuutta ja mahdollistavat standardisoidun työskentelytavan. Tämä vähentää organisaation alttiutta virheille ja parantaa tuotteen tai palvelun laatua. Standardoidut prosessit voivat myös helpottaa uusien työntekijöiden integroimista tiimeihin ja vähentää käyttöönottovaiheen virheitä.
Prosessikaaviot ovat oivallinen työkalu niin uusien kuin vanhojen työntekijöiden perehdyttämiseen ja kouluttamiseen. Visuaalinen esitystapa helpottaa monimutkaisten prosessien ymmärtämistä ja tarjoaa käytännöllisen lähestymistavan koulutukseen. Prosessikaaviot toimivat selkeinä oppimisvälineinä, ja ne nopeuttavat työntekijöiden perehdytysprosessia.
Huolellisesti tehty ja analysoitu prosessikaavio tuo parantamisehdotukset selkeästi näkyville. Prosessikaavioiden avulla organisaatio voi tunnistaa ne kohdat, joissa suorituskykyä on varaa parantaa, ja suunnitella tehokkaampia toimintatapoja. Systemaattinen analyysi luo pohjan jatkuvalle suorituskyvyn parantamiselle, ja johtaa organisaation pitkän aikavälin menestykseen.
Käy rekisteröimässä itsellesi tili Cleverom.com osoitteessa niin pääset tekemään prosessikaavioita ilmaiseksi.
Ja tästä tekemään prosessikaavioitaLue lisää…
Toistuvatko teillä samat ongelmat vuodesta toiseen? Jatkuva parantaminen saattaa kuulostaa itsestäänselvyydeltä, mutta kun siihen on määritelty toimintatapa, parantaminen saa ihan uutta puhtia. Useissa organisaatioissa on...
Lue lisää
Jatkuvalla parantamisella viitataan useimmiten arvovirtojen ja prosessien inkrementaaliseen ja päivittäiseen kehittämiseen. Jatkuvan parantumisen omaksuminen on harvoin yksinkertaista, sillä se vaatii muutosta osaamisessa, toimintamalleissa, ajattelutavassa ja...
Lue lisää
Prosessilouhinta lupaa paljon, mutta täyttyykö lupaus? Deloitten ”Global Process Mining Survey” (2023) listasi kuusi hyötyä, jotka vastanneet yritykset ovat jo saaneet prosessilouhinnasta. Tunnistettuihin hyötyihin on...
Lue lisää
Mikä on jatkuvan parantamisen malli PDCA? Jatkuva parantaminen on liiketoiminnan kehittämisen keskeinen periaate, ja PDCA (Plan-Do-Check-Act) on yksi tunnetuimmista malleista, jota käytetään prosessien jatkuvaan parantamiseen....
Lue lisää
Tässä artikkelissa kerromme juurisyyanalyysin taustat ja vaiheet. Opit myös itse tekemään juurisyyanalyysejä organisaatiossasi ja näin kehittämään organisaatiosi toimintaa. Mikä on juurisyyanalyysi? Juurisyyanalyysi on menetelmä, jota...
Lue lisää
Tässä artikkelissa käydään läpi yleisiä asioita prosessien kuvaamisesta. Lisäksi esittelemme Cleverom -työkalun, jonka avulla prosessien kuvaaminen sujuu helposti ja sujuvasti. Prosessien kuvaaminen on keskeinen osa...
Lue lisää
Asiakaspalveluorganisaatiossa oli jo kokeiltu erilaisia prosessien kehittämisen menetelmiä. Keskeiseksi haasteeksi oli muodostunut pysyvän muutoksen aikaansaaminen. Toisistaan irrallisia toimenpiteitä Prosessien leanaukset olivat jääneet irrallisiksi aloitteiksi, eikä...
Lue lisää
Asiakaspalveluyksikön johto päätti käynnistää projektin jatkona hyvin onnistuneelle prosessiparannusprojektille. Edellisen projektin aikana prosessin ongelmat tunnistettiin ja valikoidut kehitysideat jalkautettiin yritykseen. Jatkuvan parantamisen malli luotiin uuden...
Lue lisää