Prosessilouhinta näyttää, miten työ oikeasti etenee
Tapahtumadata kertoo prosessin todelliset polut, kestot ja poikkeamat. Sen avulla kehityskohteista keskustellaan numeroiden eikä oletusten pohjalta.
Mitä prosessilouhinta on
Prosessilouhinta (process mining) on menetelmä, jossa tietojärjestelmien tapahtumalokeista muodostetaan kuva prosessin todellisesta kulusta. Jokainen tilaus, hyväksyntä ja kirjaus jättää järjestelmään jäljen, ja näistä jäljistä piirretään prosessikartta.
Ero dokumentoituun prosessikuvaukseen on yleensä selvä. Kuvaus kertoo, miten työn on tarkoitus edetä. Louhinta kertoo, kuinka monta erilaista polkua käytännössä on, kuinka usein työ palaa takaisin edelliseen vaiheeseen ja missä kohdassa se odottaa pisimpään.
Menetelmä ei korvaa keskustelua työn tekijöiden kanssa. Se kohdistaa keskustelun oikeaan kohtaan ja antaa sille mittarin.
Menetelmä
Neljä vaihetta datasta päätökseen
Tapahtumaloki kootaan järjestelmistä
Toiminnanohjaus-, asiakkuudenhallinta- ja tikettijärjestelmät tallentavat jokaisesta tapahtumasta rivin. Louhintaa varten tarvitaan kolme kenttää: tapauksen tunniste, työvaiheen nimi ja aikaleima.
Todellinen prosessikartta muodostetaan
Algoritmi järjestää tapahtumat poluiksi ja piirtää kartan siitä, miten työ oikeasti etenee. Tulos poikkeaa yleensä siitä prosessikuvauksesta, joka on dokumentoitu.
Poikkeamat ja pullonkaulat mitataan
Kartalta näkyy, kuinka usein työ palaa takaisin, missä se odottaa ja mitkä variantit vievät eniten läpimenoaikaa. Jokaiselle havainnolle saadaan kappalemäärä ja kesto.
Havainnot käännetään toimenpiteiksi
Numerot kertovat missä ongelma on, eivät sitä miksi se syntyy. Juurisyy varmistetaan työn tekijöiden kanssa, ja vasta sen jälkeen päätetään korjaus: sääntö, vastuu, järjestelmämuutos tai automaatio.
Mitä dataa analyysi vaatii
Datavaatimus on pienempi kuin usein oletetaan. Kolme kenttää riittää ensimmäiseen analyysiin.
- Tapauksen tunniste
- Esimerkiksi tilausnumero, ostotilaus tai palvelupyyntö. Tämä sitoo yksittäiset tapahtumat yhdeksi prosessin läpivienniksi.
- Työvaihe
- Mitä tapahtui: tilaus luotiin, hyväksyntä annettiin, toimitus kirjattiin. Nimien tulee olla yhdenmukaisia järjestelmien välillä.
- Aikaleima
- Milloin työvaihe tapahtui. Ilman luotettavaa aikaleimaa läpimenoaikaa ja odotusta ei voi laskea.
- Täydentävät tiedot
- Organisaatio, toimittaja, asiakas, arvo tai tuoteryhmä. Näillä analyysi voidaan kohdistaa sinne, missä rahallinen vaikutus on suurin.
Milloin prosessilouhinta kannattaa ja milloin ei
Sopii hyvin
- Toistuva prosessi, jossa on paljon tapahtumia: hankinnasta maksuun, tilauksesta kassaan, palvelupyynnöt.
- Toiminnanohjaushanke, jossa nykytila pitää kuvata nopeasti ja tosiasioihin perustuen.
- Automaation kohdentaminen: mihin robotti tai tekoälyagentti kannattaa laittaa ensimmäisenä.
- Käyttöönoton jälkeinen seuranta: pysyikö uusi toimintatapa käytössä vai palasiko työ vanhaan.
Sopii huonosti
- Prosessi, jota ei kirjata järjestelmään vaan hoidetaan sähköpostilla ja taulukkolaskennalla.
- Harvoin toistuva työ, jossa tapauksia kertyy vain muutamia kuukaudessa.
- Tilanne, jossa ongelma on jo tiedossa ja päätös puuttuu. Silloin analyysi vain siirtää päätöstä.
- Asiantuntijatyö, jonka arvo syntyy sisällöstä eikä vaiheiden järjestyksestä.
Työkalut ovat toissijaisia
Markkinoilla on useita prosessilouhinta-alustoja, ja rajatun aineiston voi analysoida myös tavallisilla analytiikkatyökaluilla. Valinta kannattaa tehdä vasta, kun on päätetty mitä prosessia tutkitaan ja mihin päätökseen tuloksia käytetään. Yleisimpiä alustoja ovat muun muassa:
- Celonis
- SAP Signavio Process Intelligence
- Microsoft Power Automate Process Mining
- UiPath Process Mining
- QPR ProcessAnalyzer
- Apromore
Miten Flovio käyttää prosessilouhintaa
Käytämme louhintaa osana prosessien ja toimintamallien uudistamista, emme erillisenä analyysiprojektina. Data kertoo, mihin kannattaa tarttua. Työn tekijöiden kanssa selvitämme, miksi tilanne on syntynyt. Sen jälkeen suunnittelemme uuden toimintatavan, pilotoimme sen ja tuemme käyttöönottoa, kunnes uusi tapa pysyy arjessa.
Kun uusi toimintatapa sovitaan, se kannattaa myös kirjata. Lue miten teemme prosessikuvauksen, joka kestää käyttöä.
Tämä aihe on osa laajempaa kokonaisuutta. Lue yleiskuva siitä, miten prosessien kehittäminen etenee nykytilasta pysyvään muutokseen.
Kysymykset
Usein kysytyt kysymykset
Mitä prosessilouhinta tarkoittaa?
- Prosessilouhinta on menetelmä, jossa tietojärjestelmien tapahtumalokeista muodostetaan kuva siitä, miten työ todellisuudessa etenee. Se näyttää prosessin todelliset polut, kestot ja poikkeamat sen sijaan, että nojattaisiin haastatteluihin tai dokumentoituun prosessikuvaukseen.
Mitä dataa prosessilouhinta vaatii?
- Vähimmillään kolme kenttää jokaisesta tapahtumasta: tapauksen tunniste, työvaiheen nimi ja aikaleima. Täydentävät tiedot kuten organisaatio, toimittaja tai tilauksen arvo parantavat analyysia, koska niiden avulla havainnot voidaan kohdistaa liiketoiminnan kannalta olennaisiin kohtiin.
Miten prosessilouhinta eroaa prosessin mallintamisesta?
- Mallintaminen kuvaa, miten prosessin on tarkoitus toimia. Louhinta näyttää, miten se toimii. Ne täydentävät toisiaan: louhinta kertoo missä tavoitetila ja arki eroavat, mallintaminen kertoo mihin suuntaan arkea halutaan viedä.
Tarvitaanko prosessilouhintaan erillinen työkalu?
- Analyysin voi tehdä joko erillisellä prosessilouhinta-alustalla tai kevyemmin analytiikkatyökaluilla, jos tapahtumamäärä on rajattu. Työkaluvalinta kannattaa tehdä vasta sen jälkeen, kun on päätetty mitä prosessia tutkitaan ja mihin päätökseen tuloksia käytetään.
Mitä prosessilouhinta ei ratkaise?
- Se kertoo missä ja kuinka usein ongelma esiintyy, mutta ei sitä miksi. Juurisyy selviää työn tekijöiltä. Louhinta ei myöskään korjaa prosessia itsestään: hyöty syntyy vasta, kun vastuut, säännöt tai järjestelmät muutetaan ja muutos otetaan käyttöön.
Haluatteko tietää, miten prosessinne todella toimii?
Kerro mitä prosessia olette uudistamassa. Käymme läpi, riittääkö olemassa oleva data analyysiin ja mistä kannattaa aloittaa.