Prosessikuvaus, jota oikeasti käytetään
Hyvä kuvaus ei ole kattavin vaan käyttökelpoisin. Se rajaa prosessin, näyttää vastuut ja auttaa sopimaan siitä, miten työ etenee.
Mikä prosessikuvaus on
Prosessikuvaus kertoo, miten työ etenee alusta loppuun: mitkä vaiheet siihen kuuluvat, kuka niistä vastaa ja mitä kussakin vaiheessa syntyy. Se tekee näkyväksi sen, mikä muuten elää vain yksittäisten ihmisten muistissa.
Kuvauksen arvo ei synny kaavion tarkkuudesta vaan siitä, että eri yksiköt pääsevät yhteisymmärrykseen työn kulusta ja vastuista. Siksi kuvaus tehdään aina jotakin päätöstä varten: perehdytystä, järjestelmähanketta, automaatiota tai vastuunjaon selkeyttämistä.
Kun käyttötarkoitus on tiedossa, myös tarkkuustaso ratkeaa. Ilman sitä kuvauksesta tulee helposti dokumentti, jota kukaan ei avaa toista kertaa.
Menetelmä
Kuusi vaihetta käyttökelpoiseen kuvaukseen
Rajaa prosessi ja sen tarkoitus
Päätä mistä prosessi alkaa ja mihin se päättyy, ja kenelle se tuottaa arvoa. Ilman rajausta kuvaus laajenee loputtomiin ja menettää käyttökelpoisuutensa.
Tee karkea taso ensin
Viidestä seitsemään päävaihetta riittää ylimmälle tasolle. Tällä tasolla johto ja eri yksiköt pääsevät yhteisymmärrykseen siitä, mistä puhutaan.
Tarkenna vain siellä missä on ongelma
Yksityiskohtainen kuvaus kannattaa tehdä niihin kohtiin, joissa työ takkuaa tai vastuu on epäselvä. Muualla karkea taso riittää.
Merkitse vastuut, syötteet ja tuotokset
Jokaiselle vaiheelle nimetään tekijä, se mitä vaihe tarvitsee ja se mitä siitä syntyy. Tämä paljastaa katkot nopeammin kuin laatikoiden lisääminen.
Vahvista kuvaus työn tekijöiden kanssa
Kuvaus, jota tekijät eivät tunnista omakseen, jää käyttämättä. Läpikäynti korjaa oletukset ja sitouttaa muutokseen.
Sovi ylläpidosta
Nimeä omistaja ja päivitysrytmi. Vanhentunut prosessikuvaus on huonompi kuin ei kuvausta lainkaan, koska se ohjaa väärään suuntaan.
Kuvaustavat ja milloin kukin sopii
Merkistö valitaan käyttötarkoituksen mukaan, ei tottumuksesta.
- SIPOC
- Yhden sivun yleiskuva: toimittajat, syötteet, prosessi, tuotokset ja asiakkaat. Sopii aloitukseen ja rajauksen sopimiseen.
- Uimaratakaavio
- Näyttää vaiheet ja vastuut rinnakkaisilla radoilla. Paras väline silloin, kun ongelma on vastuunvaihdoissa yksiköiden välillä.
- Vuokaavio
- Yksinkertainen vaiheiden ja päätöspisteiden ketju. Riittää useimpaan ohjeistus- ja perehdytystarpeeseen.
- BPMN
- Standardoitu mallinnuskieli, jossa on tarkka merkistö. Kannattaa vasta kun kuvausta käytetään automaation tai järjestelmätoteutuksen pohjana.
Tavallisimmat virheet
- Kuvataan tavoitetila ja luullaan sitä nykytilaksi. Nykytila kannattaa kuvata sellaisena kuin työ oikeasti tehdään.
- Liian tarkka taso heti alussa. Sadan laatikon kaavio on tarkka mutta lukukelvoton.
- Vastuut jäävät merkitsemättä, jolloin kuvaus ei ratkaise juuri niitä katkoja, joiden takia se tehtiin.
- Kuvaus tehdään kerran hankkeen aikana eikä sille nimetä omistajaa, jolloin se vanhenee muutamassa kuukaudessa.
- Työkalu valitaan ennen käyttötarkoitusta, jolloin merkistö ohjaa sisältöä eikä toisin päin.
Miten Flovio tekee prosessikuvauksia
Kuvaus tehdään aina päätöstä varten, ei arkistoa varten. Rajaamme prosessin yhdessä omistajan kanssa, työstämme kuvauksen tekijöiden kanssa työpajassa ja viemme sen siihen tarkkuuteen, jota valittu käyttötarkoitus vaatii. Samalla sovitaan omistajuus ja päivitysrytmi, jotta kuvaus pysyy elossa hankkeen jälkeen.
Jos prosessista kertyy tapahtumadataa, kuvauksen rinnalla kannattaa katsoa myös prosessilouhinnan tuloksia. Silloin nähdään, kuinka paljon todellinen työ poikkeaa sovitusta.
Tämä aihe on osa laajempaa kokonaisuutta. Lue yleiskuva siitä, miten prosessien kehittäminen etenee nykytilasta pysyvään muutokseen.
Kysymykset
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on prosessikuvaus?
- Prosessikuvaus on jäsennelty esitys siitä, miten työ etenee alusta loppuun: mitkä vaiheet siihen kuuluvat, kuka niistä vastaa ja mitä kussakin vaiheessa syntyy. Se voi olla kaavio, taulukko tai molemmat, ja sen tarkoitus on tehdä työn kulku näkyväksi ja sovittavaksi.
Miten prosessikuvaus tehdään?
- Rajaa ensin prosessin alku ja loppu, kuvaa viidestä seitsemään päävaihetta, tarkenna vain ongelmakohdat ja merkitse jokaiselle vaiheelle vastuu, syöte ja tuotos. Vahvista lopputulos työn tekijöiden kanssa ja sovi kuka kuvausta ylläpitää.
Millä tarkkuudella prosessi kannattaa kuvata?
- Tarkkuus valitaan käyttötarkoituksen mukaan. Johdon keskusteluun riittää yksi sivu ja muutama päävaihe. Perehdytykseen tarvitaan vaiheiden lisäksi ohjeet, ja automaation pohjaksi tarvitaan päätössäännöt ja poikkeuskäsittely.
Mitä eroa on prosessikuvauksella ja prosessilouhinnalla?
- Prosessikuvaus syntyy ihmisten tiedosta ja sopimisesta, prosessilouhinta tietojärjestelmien tapahtumadatasta. Ne täydentävät toisiaan: louhinta näyttää missä todellisuus poikkeaa kuvauksesta, ja kuvaus kertoo mihin suuntaan työtä halutaan viedä.
Kuka prosessikuvauksen omistaa?
- Omistaja on se henkilö, joka vastaa prosessin tuloksesta yli yksikkörajojen. Hän päättää muutoksista, hyväksyy poikkeamat ja huolehtii siitä, että kuvaus pysyy ajan tasalla.
Tarvitsetteko kuvauksen, joka kestää käyttöä?
Kerro mitä prosessia olette kuvaamassa ja mihin kuvausta käytetään. Käymme läpi sopivan tarkkuustason ja työtavan.