Prosessien kehittäminen, joka näkyy tuloksessa
Kehittäminen onnistuu, kun nykytila tunnetaan, tavoite on selkeä ja uusi toimintatapa viedään arkeen asti. Tältä sivulta löydät yhden käytännönllisen etenemismallin.
Mitä prosessien kehittäminen on
Prosessien kehittäminen tarkoittaa työn kulun järjestämistä uudelleen niin, että lopputulos paranee mitattavasti. Kyse ei ole kaavioiden piirtämisestä vaan siitä, että asiakas saa tilauksensa nopeammin, lasku lähtee ajallaan tai päätös syntyy ilman viikkojen odotusta.
Käytännön työ jakautuu kolmeen osaan. Ensin selvitetään, miten työ nyt etenee. Sitten linjataan miten sen pitäisi edetä, jotta päästään tavoitteisiin. Lopuksi uusi tapa viedään käyttöön ja varmistetaan, että se pitää.
Vaikein osuus on viimeinen. Suunnitelmia on helppo tehtailla, mutta hyöty realisoituu vasta, kun vastuut, mittarit ja arjen rutiinit tukevat uutta toimintatapaa.
Etenemismalli
Kuusi vaihetta nykytilasta pysyvään muutokseen
- 01
Valitse prosessi, jolla on merkitystä
Kehittäminen kannattaa kohdistaa prosessiin, joka vaikuttaa asiakkaaseen, kassavirtaan tai toimitusvarmuuteen. Yksi rajattu kokonaisuus kerrallaan tuottaa enemmän kuin useita rinnakkaisia hankkeita.
- 02
Selvitä nykytila tosiasioihin perustuen
Nykytila kuvataan sellaisena kuin työ oikeasti tehdään. Haastattelut kertovat syyt, järjestelmien tapahtumadata kertoo määrät, kestot ja poikkeamat.
- 03
Aseta mitattava tavoite
Tavoite ilmaistaan lukuna: läpimenoaika, virheiden osuus, käsittelykustannus tai toimitusvarmuus. Ilman mittaria kehittämisestä tulee mielipiteiden vertailua.
- 04
Suunnittele uusi toimintatapa
Ratkaisu on harvoin pelkkä järjestelmä. Yleensä muutetaan vastuita, päätössääntöjä ja tiedon kulkua, ja vasta sen jälkeen työkaluja tai automaatiota.
- 05
Pilotoi rajatusti
Uusi tapa kokeillaan yhdellä tuoteryhmällä, yksiköllä tai asiakassegmentillä. Pilotti paljastaa poikkeukset, joita suunnittelupöydällä ei tunnisteta.
- 06
Vie käyttöön ja varmista pysyvyys
Käyttöönotto tarkoittaa perehdytystä, seurantaa ja omistajuutta. Ilman näitä työ palaa vanhaan tapaan muutamassa kuukaudessa.
Mihin kannattaa tarttua ensin
- Virtauksen sujuvoittaminen
- Tarkastukset ja hyväksynnät ovat kertyneet vuosien varrella. Jokaiselle on syy, mutta harvoin nykyinen syy. Karsiminen vapauttaa aikaa ilman investointia.
- Tieto ja sen laatu
- Puutteellinen perustieto pysäyttää työn myöhemmässä vaiheessa. Tiedon omistajuus ja syöttöhetken laatu ratkaisevat enemmän kuin raportointi.
- Vastuut ja päätösoikeudet
- Suuri osa viiveistä syntyy siitä, ettei kukaan omista prosessia yli yksikkörajojen. Omistajuuden ja päätössääntöjen selkeyttäminen on usein nopein korjaus.
Vältä nämä
Yleisimmät sudenkuopat
Teknologia valitaan ennen kuin ongelma on ymmärretty.
Suurin osa kehityshankkeista alkaa järjestelmätoimittajan valinnasta, ei tarpeiden syvällisestä ymmärtämisestä.
Prosessin kehittäminen perustuu dokumentaatioon, joka kuvaa toiveen ei todellisuutta.
Prosessikaavio ja se kuinka työ tehdään ovat kaksi eri asiaa.
Menetelmävalinta edellä lähtevä kehittäminen ratkoo ongelmia, joita teillä ei ole.
Viitekehyksiä ja konsepteja on helppo soveltaa, mutta se ei takaa suorituskykyongelman ratkaisemista.
Huonon prosessin digitalisointi tuottaa nopeamman huonon prosessin.
Pahimmassa tapauksessa teknologia sementoi turhan työn.
Työntekijät kutsutaan mukaan vasta käyttöönotossa.
Suunnitelma kohtaa todellisuuden liian myöhään ja vastarinta on ansaittua. Paras tieto prosessista on niillä, jotka hyödyntävät niitä.
Kehittämistä ei nähdä tärkeänä investointina kyvykkyyksiin.
Sammutustyö palkitaan heti kun taas parannustyö näkyy viiveellä. Ilman suojattua työaikaa kehityshanke häviää arjen tulipaloille joka kerta.
Miten Flovio kehittää prosesseja
Aloitamme rajauksesta ja tavoitteista, emme menetelmästä. Nykytila selvitetään substanssiosaajien kanssa ja mahdollisuuksien mukaan järjestelmädatasta. Uusi toimintatapa suunnitellaan yhdessä, pilotoidaan rajatusti ja viedään käyttöön niin, että vastuut ja seuranta on integroitu osaksi arkea.
Kysymykset
Usein kysytyt kysymykset
Mitä prosessien kehittäminen tarkoittaa?
- Prosessien kehittäminen tarkoittaa työn kulun järjestämistä uudelleen niin, että lopputulos paranee mitattavasti. Käytännössä muutetaan vaiheita, vastuita, päätössääntöjä, tiedon kulkua ja työkaluja sekä varmistetaan, että uusi tapa jää käyttöön.
Mistä prosessien kehittäminen kannattaa aloittaa?
- Valitse yksi prosessi, jolla on selkeä liiketoimintavaikutus, ja selvitä sen nykytila tosiasioihin perustuen. Aseta mitattava tavoite ennen ratkaisujen suunnittelua, jotta onnistuminen voidaan todentaa.
Kuinka kauan prosessin kehittäminen kestää?
- Kesto riippuu prosessin laajuudesta ja siitä, kuinka moni yksikkö on mukana. Rajatussa kokonaisuudessa ensimmäiset mitattavat parannukset syntyvät yleensä muutamassa kuukaudessa, kun taas koko toimintamallin uudistaminen etenee vaiheittain pidemmällä aikavälillä.
Miten prosessien kehittäminen eroaa lean-ajattelusta?
- Lean on ajattelutapa ja työkalupakki, joka keskittyy hukan poistamiseen ja virtaustehokkuuteen. Prosessien kehittäminen on laajempi kokonaisuus, johon lean-menetelmät kuuluvat yhtenä osana muun muassa toimintamallin, tiedon ja järjestelmien rinnalla.
Miten varmistetaan, että muutos pysyy?
- Nimetään prosessille omistaja, sovitaan seurattavat mittarit ja käydään ne läpi säännöllisesti. Lisäksi uusi toimintatapa kirjataan ja perehdytetään, jotta se ei ole yksittäisten henkilöiden muistin varassa.
Mistä teidän kannattaisi aloittaa?
Kerro mikä prosessi takkuaa ja mitä siitä seuraa. Käymme läpi rajauksen, mittarin ja realistisen ensimmäisen askeleen.