Prosessin pikaparannus-projektilla kustannussäästöjä jopa viikossa.
Flovion räätälöidyillä prosessien pikaparannusprojekteilla nostat tuottavuutta, tehostat toimintaa ja saat kustannussäästöjä. Projektit kestävät yleensä alle kuukauden.
Prosessin pikaparannusprojekteilla saat varmoja tuloksia!
Prosesseja saadaan tehostettua
25-55%
Läpimenoaikojen lyhentyminen
40-80%
Työtyytyväisyyden parantuminen
20-40%
Projektin investoinnin ROI
2-10
Mikä on prosessin pikaparannusprojekti?
Flovion pikaparannusprojekti pohjautuu Kaizen event -nimiseen tapahtumaan. Kaizen on kahden japaninkielisen termin yhdistelmä ja löyhästi suomennettuna tarkoittaa muutosta kohti parempaa.
Prosessin pikaparannuksella viittaamme kehitystyöhön, jota tehdään erittäin kohdennetusti ja toteutetaan nopeassa syklissä. Projektit kestävät yleensä 1-4 viikkoa. Kannatteleva ajatus on tehdä jatkuvia taktisia parannuksia arvovirtoihin ja/tai prosesseihin analysoimalla prosessin nykytila, sekä tehdä täsmäkorjauksia prosessiin. Edellytyksenä on, että prosessit on hyvin kuvattu ja ongelmakohdat tunnistettu. Tämän tyyppisiä prosesseja löytyy jokaisesta organisaatiosta.
Prosessin pikaparannusprojektin runko
Prosessin pikaparannuksen seitsemän vaihetta ovat olennainen osa jatkuvan parantamisen prosessia, ja jokaisella vaiheella on tärkeä oma roolinsa. Alla käydään läpi projektin vaiheet ja kerrotaan, miksi kunkin vaiheen rooli on keskeinen.
1. Sovitaan pikaparannukselle tarkka rajaus
Tarkoituksena on määrittää selkeästi, mihin ongelmaan keskitytään. Rajaamalla ongelma nopeasti ratkaistavaksi varmistetaan, että keskitytään sellaisiin kysymyksiin, jotka voidaan ratkaista tehokkaasti ja nopeasti. Tämä auttaa välttämään resurssien hajaannusta ja keskittämään voimavarat sinne, missä niistä on eniten hyötyä lyhyellä aikavälillä.
2. Ymmärretään tunnistettu hukka perusteellisesti
Keräämällä tietoa tunnistetusta hukasta saadaan syvällinen ymmärrys ongelmasta. Tämä vaihe on kriittinen, koska se mahdollistaa ongelman juurisyiden tunnistamisen – korjataan se, mikä on oikeasti rikki, eikä vain oireita.
3. Tehdään analyysi syy-seuraus suhteista ja juurisyistä
Analysoimalla ongelman taustalla olevia syy-seuraussuhteita ja juurisyitä voidaan välttää pelkkien oireiden hoitamista. Tämän vaiheen tavoitteena on löytää ja toteuttaa pysyviä ratkaisuja, jotka poistavat ongelman lähteen, eivätkä vain peitä sitä tilapäisillä korjauksilla.
4. Ideoidaan ratkaisuja juurisyiden poistamiseksi
Järjestetään vapaamuotoinen aivoriihi, jossa kaikki ideat ovat tervetulleita. Luovien ja innovatiivisten ratkaisujen esille tuominen auttaa löytämään parhaat tavat ongelman juurisyiden poistamiseksi. Ideat validoidaan testaamalla niiden vaikutusta, mikä varmistaa, että vain tehokkaat ratkaisut valitaan jatkotoimenpiteisiin.
5. Priorisoidaan ratkaisuideat
Tässä vaiheessa arvioidaan ja priorisoidaan esitetyt ratkaisuehdotukset. Valitaan ne ideat, jotka ovat toteuttamiskelpoisia lyhyellä aikavälillä, ja määritellään, mitkä vaativat enemmän suunnittelua ja resursseja. Tämä auttaa keskittämään ponnistelut tehokkaimpiin toimenpiteisiin.
6. Muutetaan prosessia heti tai luodaan suunnitelma sen muuttamiseksi
Kun parhaat ratkaisut on valittu, toteutetaan muutokset joko välittömästi tai luodaan suunnitelma niiden käyttöönotolle. Tämä sisältää mahdolliset muutokset ohjeisiin, prosesseihin tai työkaluihin, sekä tiedottamisen muutoksista asianosaisille.
7. Toistetaan seuraavan tunnistetun hukan osalta
Kaizenin periaatteena on jatkuva parannus. Kun yksi ongelma on ratkaistu, pikaparannusprosessi aloitetaan uudelleen seuraavan tunnistetun hukan kanssa. Tämä varmistaa, että organisaatio kehittyy jatkuvasti, ja että kaizenista tulee osa organisaation kulttuuria ja toimintatapaa.
Prosessin pikaparannusprojektin aikataulu
Pikaparannusprojekti toteutetaan 1-4 viikossa. Parhaimmat tulokset saadaan yhden viikon intensiivijaksolla. Aikataulu:
- Valmistelut: Tavoitteen määrittely, tiimin kerääminen, kalenterikutsut, datan kerääminen.
- Päivä 1: Varmistetaan prosessin ja prosessikartan oikeellisuus, havainnointi ja kirjaukset.
- Päivä 2: Juurisyiden validointi ja ongelman lähteiden tunnistaminen, parannustekniikat ja -ideointi.
- Päivä 3: Toimenpidelistaus parannusehdotusten käyttöönottamiseksi ja prosessin parannus.
- Päivä 4: Standarditoimintamenettelyjen (SOP) luominen ja tulosten esittäminen johdolle.
Minkälaisista prosesseista löydetään suurimmat kustannussäästöt?
Isoimmat kurstannussäästöt löydetään prosesseista, joissa tiedetään olevan ongelmia ja haasteita. Organisaation työntekijöillä, jotka ovat kytkeytyneet prosessiin kiinni on yleensä paras käsitys prosessien haasteista. Prosessit, joiden virtauksessa kulkee satoja tai tuhansia yksiköitä, löytyy yleensä suurimmat kustannussäästöt.
Kokemuksemme mukaan suurimmat kustannusäästöt löytyvät analysoimalla ja poistamalla prosessien kahdeksaa eri hukkaa:
Hukan muoto
Hukan määritelmä
Esimerkki
1. Kuljettaminen
Osien, tuotteiden ja tiedon tarpeeton siirto paikasta toiseen.
Sähköpostin lähettäminen henkilölle, joka ei ole oikea henkilö vastaamaan siihen ja hänen on välitettävä se eteenpäin.
2. Varastointi
Ylimääräiset materiaali-, tuote- ja tietovarastot, joiden hallinta vaatii enemmän ihmisresursseja, aikaa ja rahaa.
Liian monta ohjelmistojen käyttäjälisenssiä tai ylimääräistä laitteistoa, joka ei ole käytössä.
3. Liike
Tarpeeton liikkuminen työskentelyn aikana.
Kävely toiselle työpisteelle/osastolle informaation tai hyväksynnän saamiseksi.
4. Odottaminen
Turha aika, joka kuluu odottaessa jonkin aktiviteetin valmistumista.
Vastauksen odottaminen sähköpostiviestiin.
5. Ylikäsittely
Tuote/palvelu tarjotaan laadukkaampana kuin vaaditaan, tai työtä tehdään enemmän kuin tarvitaan.
Kirjataan tietoja, jotka eivät tuota arvoa tuotannossa.
6. Ylituotanto
Tuotetaan enemmän tuotteita kuin on tarpeen tai ennen kuin niitä tarvitaan.
Kirjataan tietoja etupainotteisesti ennen kuin niitä tarvitaan.
7. Virheet
Tuotteet/palvelut, jotka eivät täytä odotuksia, mikä aiheuttaa enemmän korjaus- tai uusintatyötä.
Väärän tiedon antaminen prosessin seuraavalle vaiheelle.
8. Työvoiman alikäyttö
Henkilöstön osaamista ja asiantuntemusta ei hyödynnetä kehitystyössä.
Työntekijöille annetaan liian helppoja työtehtäviä hoidettavaksi, jotka voitaisiin automatisoida.
Varaa 30 minuutin esittely pikaparannusprojektista.
Olemme toteuttaneet kymmeniä räätälöityjä pikaparannusprojekteja eri toimialoille ja toiminnoille.
Saat takuuvarmoja tuloksia. Ota yhteyttä, niin keskustellaan, mistä teidän prosesseista löydettäisiin isoimmat hukat.
