Prosessilouhinta lupaa paljon, mutta täyttyykö lupaus?
Deloitten ”Global Process Mining Survey” (2023) listasi kuusi hyötyä, jotka vastanneet yritykset ovat jo saaneet prosessilouhinnasta. Tunnistettuihin hyötyihin on helppo yhtyä, ja ne voisivat olla tuloksena myös muilla tavoin toteutetuista prosessikehitysprojekteista.
Miten liikkeelle prosessilouhinnan kanssa?
Jos prosesseja halutaan aidosti kehittää ja johtaa datalähtöisesti, tarvitaan tueksi myös prosessien kehittämisen prosessi ja päivittäisjohtamisen käytännöt. DMAIC, PDCA ja uudemmat innovaatiot, kuten ProcessOps, tarjoavat työkaluja löydösten ja parannusehdotusten kehittämiseen ja jalkauttamiseen. Polku lisäarvon tuottamiseen kannattaa miettiä jo ennen kokeilujen laajentamista jatkuvaksi toiminnaksi.
Nykytilamallin hyödyt
Riippumatta siitä, onko tavoitteena vain silloin tällöin toteutettava prosessilouhinta ongelmien tunnistamiseksi ja prosessin tutkimiseksi vai jatkuvaan seurantaan tähtäävä päivittäisjohtamisen työkalu, kannattaa lähteä liikkeeseen hyvästä asiantuntijoiden tekemästä nykytilakuvauksesta (as – is).
Miksi näin? Eikö prosessilouhinnalla juuri etsitä sitä oikeaa nykytilaa, tunnisteta prosessivariantit ja seurata, noudatetaanko prosessia vai ei?
Kyllä, mutta prosessilouhinnan tulos on malli. Mallinnuksessa on tärkeää ymmärtää prosessit ja niiden toiminta ennen datan mukaanottoa. Käytännössä tämä tarkoittaa prosessin järkevää rajausta ja myös järjestelmien ulkopuolella tapahtuvan työn mallintamista osaksi prosessia.
Post-it lapuilla tai kuvaustyökaluilla (Cleverom) tehtävä mallinnus ei siis ole turhaa tai ajanhukkaa. Oikean lentokorkeuden valinta ja prosessivaiheiden ryhmittely järkeviin kokonaisuuksiin parantaa kykyä arvioida louhitun mallin laatua ja oikeellisuutta.
Tyypillinen prosessilouhintaan liittyvä haaste on tulosten oikeellisuuden arviointi. Missä vika? 1) Datassa vai 2) siinä, miten datan mukaan toimimme?
Jokaisesta prosessivaiheesta ei välttämättä kerätä dataa. Dataa voi olla hankala tunnistaa ilman hyvää asiantuntijoiden tekemää nykytilakuvausta. Dataongelmat korostuvat erityisesti hieman laajempia poikkifunktionaalisia prosesseja louhittaessa.
Asiantuntijoiden kanssa rakennettu nykytilamalli tuo selkeitä hyötyjä prosessilouhintaan
- Mallinnuksen taso – Asiantuntija ymmärtää, minkälaisissa kokonaisuuksissa työ tehdään
- Toimialaymmärrys – Yrityksen toiminnan erityispiirteiden huomioiminen
- Liiketoimintatavoitteet – Mitkä ovat prosessin tavoitteet, ja minkä suhteen sitä pyritään optimoimaan?
- Nopeus – Asiantuntijat kehittävät malleja nopeasti ja kustannustehokkaasti
- Tulosten integrointi – Louhinnan tuottamien tulosten ja asiantuntijoiden tiedon yhdistäminen
Yhteenvetona voidaan todeta, että prosessilouhinta tarjoaa organisaatioille merkittäviä mahdollisuuksia prosessien kehittämiseen ja optimointiin. Sen tehokas hyödyntäminen vaatii kuitenkin huolellista suunnittelua, asiantuntijoiden osallistumista ja jatkuvaa tavoitteiden ja tulosten arviointia. Näin organisaatiot voivat varmistaa, että prosessilouhinnan lupaukset eivät ainoastaan täyty, vaan johtavat todelliseen arvonluontiin ja parannuksiin liiketoiminnassa.
Haluatko lisätietoa niin prosessilouhinnasta käytännössä kuin muista prosessien kehityksen menetelmistä?
Varaa itsellesi 30 minuutin sparraussessio. Session jälkeen sinulla on iso kasa uusia ideoita ja näkökulmia toiminnan kehittämiseen.