Jatkuvalla parantamisella viitataan useimmiten arvovirtojen ja prosessien inkrementaaliseen ja päivittäiseen kehittämiseen. Jatkuvan parantumisen omaksuminen on harvoin yksinkertaista, sillä se vaatii muutosta osaamisessa, toimintamalleissa, ajattelutavassa ja johtamisessa. Jos teillä on haasteita juurruttaa prosessien kehittäminen osaksi päivittäistä toimintaa, kannattaa jatkaa lukemista.
Prosessien kehittämistä pienillä askelilla
Jotta prosessien jatkuvasta kehittämisestä tulisi osa päivittäistä toimintaa, on tärkeää löytää tueksi menetelmä, joka on helppo oivaltaa ja skaalata, eikä vaadi suuria investointeja toteuttaa. Ei siis ihme, että Kaizenin ja muiden nopean oppimisen tapojen, kuten agilen ja Google Design -sprinttien, suosio on kestänyt läpi vuosikymmenten, ja ne ovat edelleen toimivia menetelmiä pienissä ja suurissa organisaatioissa läpi eri toimialojen.
Prosessien pikaparannus on menetelmänä skaalautuva ja hyväksi todettu
Prosessien pikaparannus pohjautuu Kaizen-menetelmään. Kaizen on kahden japaninkielisen termin yhdistelmä ja löyhästi suomennettuna tarkoittaa muutosta kohti parempaa. Prosessin pikaparannuksella viittaamme kehitystyöhön, jota tehdään kohdennetusti, ja joka voidaan toteuttaa nopeassakin syklissä. Kannatteleva ajatus on tehdä jatkuvia taktisia parannuksia arvovirtoihin ja prosesseihin poistamalla hukkaa. Hukan poistamisen edellytyksenä on, että prosessit on hyvin kuvattu ja ongelmakohdat tunnistettu. Mikäli näin ei vielä ole organisaatiossasi, on Floviolla erityisosaamista ja työkaluja, kuten Cleverom.com, joilla voimme kiihdyttää prosessien nykytilan kuvaamista ja hukan tunnistamista.
Kun hukka on tunnistettu, voidaan pikaparannuksella ymmärtää sen juurisyyt sekä todeta ja priorisoida toimenpiteet sen vähentämiseksi tai poistamiseksi.
Prosessin pikaparannuksen vaiheet ja miksi jokainen niistä on tärkeä
1. Sovitaan pikaparannukselle tarkka rajaus * Nopeasti ratkottavissa.
2. Ymmärretään tunnistettu hukka perusteellisesti keräämällä siihen liittyvää dataa * Korjataan se, mikä on oikeasti rikki.
3. Tehdään analyysi syy-seuraussuhteista ja juurisyistä * Vältetään laastareita ja tehdään pysyviä muutoksia.
4. Ideoidaan ratkaisuja juurisyiden poistamiseksi ja määritellään niiden vaikutus prosessin suorituskykyyn * Vapaa aivoriihi tuo esille luovatkin ideat. Idea validoidaan, kun sen vaikutus testataan.
5. Priorisoidaan ratkaisuideat ja päätetään, mitkä pääsevät jatkoon * Löydetään ne ideat, jotka voidaan ottaa heti käyttöön, sekä ideat, jotka vaativat lisää suunnittelua.
6. Muutetaan prosessia heti tai luodaan suunnitelma sen muuttamiseksi * Tehdään heti muutoksia esim. ohjeisiin ja tiedotetaan niistä. Loput ideat saavat hyvän suunnitelman käyttöönotosta.
7. Toistetaan seuraavan tunnistetun hukan osalta * Jotta Kaizenista tulee jatkuva tapa toimia.
Vaikka menetelmät ja työkalut ovat suhteellisen yksinkertaisia, tarvitaan jatkuvan parantamisen juurruttamiseen ja prosessien onnistuneeseen tehostamiseen kyvykkyys toistaa pikaparannuksia päivittäin tai viikottain. Toistettavuus muodostuu pitkälti hyvien menetelmätaitojen lisäksi struktuurin ja johtamisen kautta. Struktuuria tuo jatkuvan parantamisen järjestelmä (ml. prosessien kehittämisen prosessi), joka on hyvä räätälöidä jokaisen organisaation toimintaympäristön mukaan. Päivittäisjohtamiseen on myös tarpeellista ottaa mukaan elementtejä, jossa seurataan jatkuvan parantamisen tilannetta ja johdetaan kehittämistä.
Esimerkki prosessien kehittämisestä pikaparannus-menetelmällä
Finanssialan asiakkaamme pikaparannusten kyvykkyyttä kasvatettiin valmentamalla menetelmä asiantuntijoille ja päälliköille, jotka sitten toteuttivat ensimmäiset prosessien pikaparannukset Flovion tuella. Kun ensimmäiset hyödyt menetelmästä saatiin heti näkyviin, oli pikaparannusten ylläpitäminen suhteellisen kivutonta.
Seuraavassa vaiheessa organisaation pikaparannus-tiimiin kuuluvat jäsenet kasvattivat kyvykkyyttään valmentaa ja tukea muita opittuun menetelmään ja pikaparannusten läpivientiin.
Näin skaalaaminen lähti rullamaan, ja pian tiimin vetämänä tehtiin useita pikaparannuksia kuukaudessa koko organisaation tasolla. Ideaalisti koko henkilökunta omaa pikaparannukseen vaadittavat taidot vuoden -24 loppuun mennessä, mutta pienen tiimin avullakin pääsee jo hyvään alkuun.
Haluatko lisää tietoa pikaparannuksesta ja menetelmän mahdollisuuksista auttaa teidän organisaatiotanne?
Varaa itsellesi 30 minuutin sparraussessio. Session jälkeen sinulla on iso kasa uusia ideoita ja näkökulmia toiminnan kehittämiseen pikaparannuksen keinoin.