Asiakaspalveluyksikön johto päätti käynnistää projektin jatkona hyvin onnistuneelle prosessiparannusprojektille. Edellisen projektin aikana prosessin ongelmat tunnistettiin ja valikoidut kehitysideat jalkautettiin yritykseen.
Ongelman kiteytys
Jatkuvan parantamisen ja kehittymisen toimintamallin puuttuminen.
Tavoitetila
Jatkuvan parantamisen mallin määrittely kehitystoiminnan tueksi.
Tulokset
Yritykselle räätälöity jatkuvan parantamisen prosessi sekä alustava suunnitelma sen jalkauttamiseksi
Jatkuvan parantamisen malli luotiin uuden parannetun prosessin tueksi
Edellisen prosessinkehitystoiminnan projektin päätyttyä, voitiin jatkuvan parantamisen mallia lähteä hahmottelemaan toiminnan tueksi. Määrittelemällä selkeä tapa kehitysideoiden eteenpäin viemiseksi jatkuvan parantamisen avulla, voidaan jatkossa varmistua prosessien ja toiminnan kehittymisestä.
Jatkuvan parantamisen mallin vaatimusmäärittely tehtiin yhden työpajapäivän aikana
Jatkuvan parantamisen mallin määrittely toteutettiin työpajatyöskentelyn avulla. Työpajan aluksi osallistujat johdateltiin jatkuvan parantamisen aihepiiriin kompaktin teoriapaketin avulla. Ymmärrys jatkuvaan parantamiseen liittyvistä teemoista, malleista ja sanastosta auttaa ihmisiä ymmärtämään jatkuvan parantamisen merkityksen paremmin ja olemaan tällöin sitoutuneempia uutta määriteltävää mallia kohtaan.
Monet jatkuvan parantamisen mallit sisältävät yhtymäkohtia, kun niitä verrataan, mutta mikään malli ei kuitenkaan käy sellaisenaan yrityksen käyttöön, vaan sitä on muokattava toimintaympäristöön sopivaksi. Yrityksen jatkuvan parantamisen mallin määrittely aloitettiin käymällä läpi Flovion malli, jonka päävaiheet voidaan jakaa kuuteen osaan:
- Suunnittele
- Analysoi
- Paranna
- Validoi
- Julkaise
- Käyttöönota
Yrityksen jatkuvan parantamisen mallin hahmottelu aloitettiin yleisenmallin pohjalta. Aluksi luotiin prosessikuvaus siitä, miten yrityksen jatkuvan parantamisen tulisi toimia. Kaikille prosessin vaiheille määriteltiin tarkka sisältö sekä tunnistettiin ohjeet/mallipohjat, joita vaihe tarvitsee toimiakseen. Mallia varten oli määriteltävä myös yleiset ja vaihekohtaiset vastuut, jotta voidaan varmistua, että malli tulee toimimaan myös jalkautuksen jälkeen.
Työpajan aikana jatkuvaa parantamista varten tarvittavat mittarit myös määriteltiin, jotta jatkossa voidaan varmistua siitä, että jatkuva parantaminen tuottaa halutunlaisia tuloksia. Työpajan lopuksi määriteltiin toimenpiteet, jotka täytyy toteuttaa, jotta malli saadaan käyttöön. Niiden pohjalta luotiin alustava jalkautussuunnitelma, johon määriteltiin vastuuhenkilöt ja aikataulu toimenpiteiden toteuttamiselle.
Jatkuvan parantamisen projektin keskeiset hyödyt asiakkaalle
- Ymmärryksen lisääminen jatkuvasta parantamisesta
- Yritykselle räätälöity jatkuvan parantamisen malli:
- Yrityksen toimintaympäristöön sopeutettu jatkuvan parantamisen prosessikuvaus vastuineen
- Vaihekohtaiset kuvaukset mallin sisällöstä sekä määrittelyt vaihetta varten tarvittavista mallipohjista
- Toiminnan seurantaa varten määritellyt mittarit
- Alustava jalkautussuunnitelma jatkuvan parantamisen mallin käyttöönottoa varten
