Asiakas
Helsingin kaupungin Liikenne- ja katusuunnittelupalvelu
Tavoite
Hankkeiden resursoinnin helpottaminen ja asiantuntijoiden työn kuormittavuuden vähentäminen.
Tulokset
Tuotelanseerausprosessin optimointi sekä jatkuvan parantamisen toimintakulttuurin vahvistuminen
Uusi ote Helsingin kaupungin liikenne- ja katusuunnittelun hankkeiden hallintaan
Kaupunkiympäristön toimialaan kuuluva liikenne- ja katusuunnittelupalvelu lähti ennakkoluulottomasti kehittämään hankkeiden hallintaa syksyllä 2020. Kehittämiselle oli monta ajuria, mikä kävi ilmi mm. Flovion toteuttamista asiakkaan ja työntekijän ääni -analyyseista. Esimerkiksi palvelun asiantuntijat olivat kuormittuneita eikä heillä ollut riittävää hallinnan tunnetta omasta työstään. Toisaalta satojen hankkeiden resursointi oli vaikeaa, koska esimiehillä ei ollut yhdenmukaista näkyvyyttä keskeneräiseen työhön ja resurssitarpeisiin
Uusi prosessi yhteiskehittämisen menetelmiä hyödyntäen
Flovio fasilitoi liikenne- ja katusuunnittelupalvelulle prosessimuotoilua yhteiskehittämisen menetelmien avulla. Työskentelyssä keskityttiin erityisesti prosessin alkuvaiheeseen ja luotiin selkeyttä hankeideoiden kirjaamiseen, ideoiden viimeistelyyn ja hankekokonaisuuksien tunnistamiseen. Tavoitteena oli samalla sujuvoittaa sekä toiminnansuunnittelua että strategisia valintoja. Tuotoksena syntyi hankkeiden toteuttamisen prosessi, joka kuvaa hankkeen etenemistä aina hankeideasta valmistuneeksi urakaksi saakka.
Low-code-sovellus prosessin käyttöönoton ja tiedolla johtamisen tueksi
Prosessikehitystyöskentelyssä nousi esiin tarve tukea uuden toimintatavan käyttöönottoa ja toisaalta päästä eroon Exceleistä. Niinpä Flovio kehitti ketterin menetelmin Helsingin kaupungille Microsoftin Power-alustan teknologioilla Power App-sovelluksen. Korkeatasoisen prosessikuvauksen päälle oli helppo määritellä tietotarpeet ja tietomalli. Muutaman nopean kehityskierroksen jälkeen käyttökelpoinen työkalu valmistui suhteellisen pienellä panostuksella.
Kehitetty low-code-sovellus LIPPA mahdollistaa tarvittavien tietojen kirjaamisen vakioidussa muodossa ja luo kyvykkyyttä tiedolla johtamiseen, raportointiin ja toiminnan parempaan suunnitteluun. Tiedot ovat tallessa yhdessä paikassa, käyttöliittymä on modernin intuitiivinen ja tutut Excel-malleja mukailevat näkymät ovat edelleen saatavilla. Sovellus siirtyi kokonaisuudessaan Helsingin kaupungin ympäristöön ja on vapaasti jatkokehitettävissä. Toisin sanoen asiantuntijat pystyvät myös itse tekemään kevyitä muokkauksia, kuten muuttamaan alasvetovalikoiden kenttiä, tai luomaan uuden näkymän tietojen tarkasteluun.
“Yhteistyö Flovion kanssa sai minut vakuuttumaan heidän lähestymistavastaan, jossa prosessit määritellään ensin ja työkalu rakennetaan sen pohjalta. LIPPA-ratkaisun käyttöönotossa keskeistä oli, että prosessit oli määritelty yhdessä.”
— Pihla Kuokkanen , Yksikön päällikkö, Toiminnanohjaus, Helsingin kaupunki