Tampereen kaupunki halusi tuoda hankintatoimeen lisää tehoa ja parantaa tuloksellisuutta kategoriajohtamisella ja toimintoja keskittämällä. Koko kaupungin toimintaa kattavan hankintajärjestelmän hankinnasta oli päätetty ja sen haluttiin tukevan hankintojen johtamista ja asiantuntijoiden päivittäistä käytännön työtä. Tämä oli keskeinen syy prosessikehitysprojektin käynnistämiselle.
Ongelman kiteytys
Uuden järjestelmän sopivuudesta nykyisiin prosessiin ei ollut varmuutta sekä nykyiset toimintamallit eivät olleet täysin selkeitä jokaiselle osapuolelle.
Tavoitetila
Toiminnan kehittäminen ja järjestelmäkehityksen tukeminen prosessikehityksen avulla.
Tulokset
Laajempi prosessiarkkitehtuuri sekä uudet prosessikuvaukset, jotka toimivat suoraan uuden hankintajärjestelmän tarjouspyynnön osana.
Prosessien mallinnus helpotti uuden tietojärjestelmän hankintaa
Flovio suunnitteli Tampereen asiantuntijoiden kanssa hankintatoimelle uudet prosessit, jotka toimivat suoraan uuden hankintajärjestelmän tarjouspyynnön osana. Prosessit määriteltiin yhteiskehittämisen menetelmiä hyödyntäneissä prosessimuotoilutyöpajoissa, jotka toteutettiin Teams-ympäristössä.
Työpajoissa rakentui myös Tampereen laajempi prosessiarkkitehtuuri, jonka kautta hankintatoimesta saatiin selkeämpi kokonaiskuva, sekä ymmärrettiin paremmin kilpailuttamisen liitoskohdat mm. sopimushallintaan, toimittajahallintaan ja kaupungin palvelutuotantoon. Tampereen asiantuntijoille syntyi myös kyvykkyys jatkaa prosessien jalostamista itsenäisesti osana uuden toimintamallin kehitystyötä.
“Flovion prosessiosaaminen ja vahva hankintatoimen ymmärrys auttoivat meitä määrittelemään hankintatoimen toimintamallin ja prosessit strategisesta suunnittelusta sopimushallintaan. Pystyimme hankkimaan uutta teknologiaa tarkoituksenmukaisesti edistämään hankintojen tiedolla johtamista ja projektisalkun hallintaa.”